|| ||

Zo maak je een schrijfwijzer

Roestvrij Taal 08 december 2017

Zo maak je een schrijfwijzer

Van LinkedIn, Twitter en de bedrijfswebsite tot e-mail en chat: als organisatie gebruik je steeds meer kanalen om het gesprek met je doelgroep aan te gaan. En niet alleen de communicatieafdeling, maar bijna iedereen in de organisatie staat rechtstreeks in contact met klanten en prospects. Voor je professionele uitstraling is het belangrijk dat al die collega’s uniform communiceren. Met een sterke schrijfwijzer help je ze daarbij. 

Je weet het, je communicatie is je visitekaartje. En het uithangbord voor de identiteit van je organisatie. Maar als iedereen een andere toon aanslaat, is die identiteit ver te zoeken. Funest voor je professionele uitstraling en betrouwbare imago. Hoe je dat voorkomt? Met een sterke schrijfwijzer. Daarmee help je je collega’s te schrijven in de juiste tone of voice. Dit zet je er allemaal in.

  • Wat is je identiteit?
    Het is belangrijk dat iedereen die met de doelgroep(en) communiceert, weet wat je als organisatie wilt uitstralen. Hoe wil je worden gezien door de buitenwereld? En wat heb je je doelgroep(en) te bieden? Werk je identiteit en merkbelofte voor je collega’s uit, zodat zij deze kunnen verankeren in de manier waarop zij (online) communiceren.

  • Wie is je doelgroep?
    Ook de doelgroep bepaalt voor een groot deel de toon van je communicatie. Maar heeft iedereen in de organisatie dezelfde doelgroepen voor ogen? Vrijwel iedere organisatie heeft er meerdere. Denk aan: verschillende klantgroepen, samenwerkingspartners en (toekomstige) medewerkers. Het is belangrijk dat die doelgroepen voor iedereen helder zijn. Een slimme zet is het maken van persona’s: levensechte beschrijvingen van personen. Geef ze een naam, deel ze binnen je organisatie en je weet zeker dat je allemaal dezelfde persoon voor ogen hebt als je iets communiceert. 

  • En welke tone of voice past daarbij?
    Beschrijf hoe je de verschillende doelgroepen wilt aanspreken. Welk taalgebruik past bij welke doelgroep? Geef daarbij ook goede voorbeelden. Zo kun je ook het onderscheid aangeven. Want de kans is groot dat je voor de ene klantgroep andere woorden en een andere toon gebruikt dan voor de andere. En met (toekomstige) collega’s communiceer je natuurlijk weer anders. 

  • Ten slotte: afspraken en regels
    Je kunt nog zo uniform communiceren met z’n allen, als er slordigheden in de teksten staan, sla je alsnog de plank mis. Wijd daarom ook een hoofdstuk aan afspraken en regels. Werk je bij Roestvrij Taal of bij Roestvrijtaal? Ben je accountmanager, account manager of Account Manager? Het klinkt misschien simpel, maar je moest eens weten hoeveel schrijfwijzen van organisatie- en functienamen rondzingen binnen bedrijven. En als je als bedrijf elektrische installaties aanlegt, dan is het wel prettig als alle collega’s weten dat je elektrisch met een k schrijft in plaats van met een c. Neem daarom van veelvoorkomende vaktermen en producten de schrijfwijze op. 

Zo borg je de schrijfwijzer in de organisatie
Een goede schrijfwijzer maken is één. Iedereen consequent in dezelfde toon laten communiceren is een tweede. Introduceer het document daarom met een presentatie of workshop. Zo zorg je ervoor dat je collega’s het belang inzien van eenduidige communicatie en de schrijfwijzer ook daadwerkelijk gaan gebruiken. Blijf zelf het goede voorbeeld geven. En motiveer en inspireer je collega’s door goede (online) voorbeelden te signaleren en de minder sterke met elkaar te bespreken. 

Hulp nodig bij het bepalen van je tone of voice, het opstellen van een schrijfwijzer of het schrijven van een paar sterke voorbeeldteksten? Neem gerust contact met ons op.

comments powered by Disqus
« terug naar het overzicht