Hoe HR-brieven je employer brand maken óf breken

Je jobmarketingcampagne en vacature raken precies de toon van je organisatie. Maar wat gebeurt er daarna? De communicatie die volgt, zoals een sollicitatiebevestiging of uitnodiging voor een gesprek, is minstens zo belangrijk. Elke mail die je stuurt, beïnvloedt de candidate experience. Een onpersoonlijke mail is dus een gemiste kans en kan je werkgeversmerk zelfs schaden. Wil je weten hoe je betere HR-brieven schrijft? We geven je 5 tips!

Waarom goede HR-brieven zo belangrijk zijn

Op de route van sollicitatie tot onboarding ontvangt een kandidaat vaak tal van (HR-)mails. Al dan niet automatisch verstuurd vanuit een ATS-systeem. Denk aan de sollicitatiebevestiging, een uitnodiging voor een gesprek of een afwijsmail. Maar ook aan een afspraakbevestiging, aanbiedingsbrief, het verzoek om de arbeidsovereenkomst te ondertekenen én de onboardingsmail. Allemaal belangrijke momenten in de candidate en employee journey, en stuk voor stuk kansen om je employer brand te versterken.

👀 De eerste indruk telt
Het eerste contact met een kandidaat zet de toon. Een professionele en vriendelijke sollicitatiebevestiging kan een kandidaat nóg enthousiaster maken over de vacature. Een slordige of onpersoonlijke boodschap? Afknapper!

🎇 Candidate experience (kandidaatbeleving)
Kandidaten willen zich gezien en gewaardeerd voelen. Duidelijke en tijdige communicatie getuigt van respect, zelfs als het om een afwijzing gaat.

👑 Reputatie op de arbeidsmarkt
Tevreden kandidaten, ook degenen die worden afgewezen, delen hun ervaringen. Positieve verhalen dragen bij aan een sterk employer brand.

5 tips voor effectieve HR-mails

1. Laat niemand wachten

Stuur kandidaten snel een bevestiging van hun sollicitatie of afspraak en ben daarin duidelijk en vriendelijk. Zorg dat alle belangrijke informatie helder is, zodat kandidaten precies weten waar ze aan toe zijn.

❌ Bedankt voor uw bericht. U ontvangt zo spoedig mogelijk een reactie.

✅ Bedankt voor je sollicitatie! Leuk dat je interesse hebt in de functie van projectmanager. We gaan jouw sollicitatie bekijken. Je hoort uiterlijk 5 februari of we je uitnodigen voor een gesprek.

2. Maak het persoonlijk

Spreek kandidaten persoonlijk aan, stem de inhoud van je mail af op de ontvanger en besteed aandacht aan de sfeer van de tekst. Zo geef je mensen een welkom gevoel.

❌ Bijgevoegd vindt u het personeelshandboek. Lees het goed door en zorg dat u op de hoogte bent van de regels.

✅ Hallo Sarah,
In de bijlage vind je het personeelshandboek. Extra interessant voor jou is het hoofdstuk over klantgerichtheid. Ongetwijfeld haal je hier al wat handige tips en inspiratie uit die in je nieuwe baan als klantenservicemedewerker van pas komen.

3. Manage verwachtingen

Ben open over het proces en de tijdlijnen. Laat kandidaten weten wat ze kunnen verwachten en wanneer ze van je horen. Ben ook duidelijk in de acties die je van de kandidaat of nieuwe werknemer verwacht, zoals het ondertekenen van een contract of het lezen van het personeelshandboek.

❌ Het contract is bijgevoegd. Gelieve dit zo snel mogelijk te ondertekenen en terug te sturen. Alvast bedankt.

✅ In de bijlage vind je je arbeidsovereenkomst. Wil je deze uiterlijk vrijdag 7 februari ondertekenen en terugsturen? Dan is alles geregeld. Welkom bij de club!

4. Geef tekst en uitleg

Geef waardevolle feedback, vooral bij afwijzingen. Zo help je kandidaten bij hun persoonlijke ontwikkeling en laat je een positieve indruk achter.

❌ Na het doorlopen van de sollicitatieprocedure hebben we besloten niet met u verder te gaan. Succes met uw verdere carrière.

✅ We hebben gekozen voor een andere kandidaat met meer ervaring in directe verkoop. Toch willen we je graag complimenteren met je presentatievaardigheden, die vielen echt op.
Of we ook nog een tip hebben? Jazeker. We raden je aan om je verder te verdiepen in salesstrategieën; dat kan je in de toekomst zeker helpen.

5. Ben consistent

Zorg ervoor dat alle communicatie dezelfde toon en stijl heeft. Dit versterkt je merkidentiteit en zorgt voor een professionele uitstraling.

❌ Geachte heer/mevrouw,
Hey daar! We hebben je cv gezien en willen je uitnodigen voor een gesprek. We nemen snel contact met je op.

✅ Hoi Ömer,
Bedankt voor je sollicitatie voor de functie van projectmanager. We zijn enthousiast over je ervaring en nodigen je graag uit voor een gesprek.

HR-brieven: de kroon op een goede candidate experience

HR-berichten zijn meer dan alleen praktische communicatie, ze spelen een grote rol in hoe kandidaten jouw organisatie ervaren. Een persoonlijke, duidelijke en consistente benadering in elke mail draagt bij aan een goede candidate experience en een sterk employer brand. Elk bericht is een kans om te laten zien dat je jouw kandidaten serieus neemt. Door je HR-brieven goed aan te pakken, versterk je je reputatie en vergroot je de kans om toptalent aan te trekken en te behouden.

💡 Leestip

Heijmans laat zien hoe het ook kan: ‘Bedankt voor de prettige afwijzing’ – Werf& (werf-en.nl)

Wij staan voor je klaar!

Heb je hulp nodig bij het herschrijven van je HR-brieven? Onze tekstschrijvers gaan graag voor je aan de slag. Neem contact op en ontdek de mogelijkheden.