3 tips voor een personeelshandboek waar je collega’s blij van worden
Stel je voor: je nieuwe collega begint vol enthousiasme aan zijn eerste werkdag. Na een warm welkom stuur je het personeelshandboek toe. Een belangrijk document vol afspraken en regelingen. Maar met zo’n 50 pagina’s en een hoop ingewikkelde zinnen schrikt je nieuwe collega toch even. Niet echt de positieve en toegankelijke toon van de vacaturetekst, die triggerde om te solliciteren … Dat kan anders! We geven je 3 tips.
De kans voor employer branding
Wist je dat employer branding ook van cruciaal belang is als je nieuwe collega eenmaal aan boord is? Sterker nog: hier liggen veel kansen. Het is dé periode waarin nieuwe collega’s een band opbouwen met jouw organisatie. Juist dan wil je er als werkgever alles aan doen om deze medewerkers het gevoel te geven dat ze de goede keus hebben gemaakt. Daarom is het belangrijk dat het handboek prettig leesbaar en toegankelijk is, zodat iedere medewerker snapt wat er staat.
Help, hoe maak ik een aantrekkelijk personeelshandboek?
Allereerst: betrek je medewerkers! Waarom? Simpel: zij zijn de lezers van het document. Vraag wat ze van je personeelshandboek vinden. Wat is er onduidelijk? Leest het fijn? Wat kan er beter? En vraag ze ook waarvoor zij het personeelshandboek gebruiken. Zo weet je direct wat écht belangrijk is. En waar je dus de focus op moet leggen.
We helpen je nog verder op weg, met deze 3 tips:
1. Bedenk een heldere opbouw
Wij hebben ze nog niet ontmoet: medewerkers die het personeelshandboek van begin tot eind lezen. Hoeft ook niet. Want het personeelshandboek is vooral bedoeld om informatie op te zoeken. Bijvoorbeeld over verlof. Of pensioen. Het biedt medewerkers houvast bij vragen over hun werk. En dan is één ding belangrijk: een goede structuur.
Zet de belangrijkste informatie voor medewerkers bovenaan. Dat is informatie die voor álle collega’s geldt. Bijvoorbeeld over vakantiedagen, werktijden, salaris en algemene huisregels. En denk ook aan een inhoudsopgave. Zo vinden je lezers snel wat ze zoeken.
💡 Wist je dat steeds meer organisaties voor een online personeelshandboek kiezen? Er zijn allerlei tools die je helpen om alle informatie overzichtelijk en gebruiksvriendelijk aan je medewerkers te presenteren. Een inspirerend voorbeeld is het employee handbook van Blendle, dat door de prettige tone of voice en het gebruik van emoji heel vriendelijk en toegankelijk overkomt.
2. Gebruik makkelijke taal
Een personeelshandboek bevat belangrijke informatie. Wel zo handig als iedere collega dan ook echt begrijpt wat er staat. Wist je dat je bindende afspraken ook prima kunt vastleggen in begrijpelijke taal? Schrijf daarom zo veel mogelijk op B1-niveau. Via ishetb1.nl kun je testen of een woord B1 is. En de website accessibility.nl helpt je om het leesniveau van je tekst te checken. Een goede stelregel is: schrijf zoals je met je collega’s zou praten, in ‘gewone’, verzorgde spreektaal. En spreek ze aan met ‘jij’ en ‘je’.
- ❌ Bij tussentijdse opzegging door de medewerker geldt een opzegtermijn van twee maanden (tenzij deze termijn de overeengekomen einddatum overschrijdt).
- ✅ Wil je zelf stoppen met je werk? Geef dit dan 2 maanden van tevoren aan. Deze opzegtermijn geldt niet als je contract al voor die tijd afloopt.
Korte zinnen
Ook jargon, vaktaal en afkortingen kun je beter vermijden. Daarmee creëer je een afstand. De kans is groot dat nieuwe medewerkers de interne termen niet kennen. Gebruik daarnaast korte, makkelijke zinnen. Deze geven je boodschap meer kracht én zijn beter leesbaar.
- ❌ Is er sprake van een nieuwe functie of van een gewijzigde functie die opnieuw moet worden gewaardeerd (functieonderhoud), dan vindt dit plaats volgens de stappen die staan opgenomen in de Procedureregeling functiebeschrijving.
- ✅ Nieuwe of veranderde functie? Dan bepalen we (opnieuw) de waarde van de functie en daarmee ook de beloning die erbij hoort. In de procedureregeling op intranet lees je hoe we dat doen.
Schrijf zoals je met je collega’s zou praten, in ‘gewone’ spreektaal
3. Schrijf vanuit vertrouwen
We zien vaak dat personeelshandboeken saai en vanuit wantrouwen geschreven zijn. Er staat ‘koud’ in wat de regels zijn. En welke consequenties gelden als ze worden overtreden, bijvoorbeeld. Maar wist je dat positief taalgebruik veel effectiever is? Het komt vriendelijk over en moedigt de lezer aan om zich aan de afspraken te houden. En dat is precies wat je wilt!
Dus: schrijf een personeelshandboek positief, vriendelijk en motiverend. Maak de tekst levendig én gebruik een vleugje humor, als dat kan.
- ❌ Indien de medewerker schade veroorzaakt, dient de leidinggevende geïnformeerd te worden. Afhankelijk van de situatie volgen maatregelen en maken medewerker en leidinggevende afspraken om schade in de toekomst te voorkomen.
- ✅ Oeps, schade! Hoe voorzichtig je ook bent, er kan weleens iets misgaan. Heb je schade veroorzaakt? Informeer dan je leidinggevende. Samen komen jullie tot een oplossing. Ook bespreken jullie hoe je deze situatie in de toekomst voorkomt.
Laat ons jouw personeelshandboek (her)schrijven
Besteed je het herschrijven van je personeelshandboek toch liever uit? Laat het dan aan ons over. Onze tekstschrijvers hebben al heel wat personeelshandboeken gezien én geschreven. We weten dan ook precies hoe we jouw handboek aantrekkelijker en toegankelijker kunnen maken. Meer weten? Neem gerust contact met ons op.
