|| ||

Notuleren kun je leren

Roestvrij Taal 15 mei 2019

Notuleren kun je leren

Help! Je gaat voor de eerste keer de notulen maken bij een werkoverleg, bent aangewezen als secretaris van de tennisclub of misschien noteer je wel alle goede ideeën die tijdens een vergadering voor jullie vriendenweekend voorbijkomen. Wat is nu echt belangrijk om op te schrijven? En hoe krijg je dit overzichtelijk op papier? Relax, een goede voorbereiding is het halve werk. Tip één: neem even rustig deze tekst door. 

  1. Weet waar het over gaat
    Zorg dat je inzage hebt in de vergaderagenda. Zo weet je precies welke onderwerpen er aan bod komen. Is er nog geen agenda? Stem de agendapunten dan af met de voorzitter of de gespreksleider. Want structuur in een vergadering is voor iedereen fijn.

  2. Leer van een ander
    Zijn er notulen van een vorige vergadering? Zorg dan dat je die doorgenomen hebt. Zo weet je wat er eerder besproken is. Bestudeer ook de stijl van die notulen. Volstaat het om alleen actiepunten te noteren of wordt er van je verwacht dat je alles uitschrijft? Eerdere notulen zijn vaak een goede richtlijn. Je hoeft het wiel natuurlijk niet opnieuw uit te vinden. 

  3. Pen of papier?
    Denk hier goed over na. Kun je snel typen en heb je een laptop tot je beschikking? Dan zouden wij daar zeker voor gaan. Grote kans dat je de handgeschreven notulen anders alsnog moet uittypen, en dat is dubbel werk. Ben je bang dat je cruciale informatie mist omdat je niet zo snel kunt typen of schrijven? De vergadering opnemen is ook een optie. Vraag hiervoor wel vooraf toestemming. 

  4. Weet je plaats
    Letterlijk, maar ook figuurlijk. Zorg dat je op een plek zit waar je de ruimte hebt om te schrijven of te typen en waar je iedereen goed kunt verstaan en zien. Claim die plek ook, want jouw taak is belangrijk. Spreek ook met jezelf af dat je niet actief deelneemt aan de vergadering. Het is namelijk lastig om je eigen woorden op te tekenen. En enkel notuleren is al intensief genoeg.

  5. Steekwoorden
    Alles letterlijk opschrijven wordt moeilijk. En dat Sjaak een rondje koffie haalt is ook helemaal niet interessant. Beperk je daarom tot de essentie en notuleer in steekwoorden. Let er wel op dat je ze zo gebruikt dat je na de vergadering nog snapt wat je ermee bedoelde. Bijvoorbeeld: “Het eerste kwartaal van het jaar hebben we 10% meer omzet gedraaid ten opzichte van hetzelfde kwartaal vorig jaar. Groot compliment aan alle medewerkers die daar hard voor gewerkt hebben.” Dit kun je notuleren als: ‘Q1 10% meer omzet t.o.v. vorig jaar. Compliment iedereen.’

  6. Actiepunten
    Is er een besluit genomen? Levert Marina volgende week informatie aan over product Y? Of is besloten dat Kees een barschema maakt? Noteer dit actiepunt dan op een duidelijke manier, zodat het voor lezers makkelijk terug te vinden is. Belangrijk: schrijf op wie wat wanneer gaat doen. Zo staan de afspraken zwart op wit en kun je elkaar hiernaar vragen de volgende vergadering of iemand erop aanspreken wanneer iets niet gebeurd is. 

  7. Wat zegt ’ie?
    Het kan voorkomen dat Bert een beetje binnensmonds mompelt, Thea veel te snel praat of je zelf gewoon even bent afgeleid. Durf te vragen om duidelijkheid. Het is helemaal niet erg wanneer je de vergadering even onderbreekt. Uiteindelijk wil iedereen dat alles goed en juist op papier komt.  

  8. En dan?
    Hoera, je hebt je eerste vergadering overleefd! Alle informatie staat op papier. Klaar, zou je denken. Nou, niet dus. Sorry, maar je bent pas op de helft. Loop na afloop alles even na. Is er nog iets onduidelijk? Spreek de persoon die jou hier meer over kan vertellen dan aan na afloop van de vergadering. Neem wanneer iedereen weg is – of misschien wel pas de volgende dag – alles door en schrijf het verslag uit in volle, heldere zinnen en actiepunten. 

  9. Klaar!
    Klaar? Lees alles nog eens rustig na en laat eventueel ook de voorzitter de notulen lezen. Tevreden? En heb je de nieuwe vergaderdatum ook toegevoegd? Dan zijn jouw notulen ready-to-send! 
« terug naar het overzicht